Méthode Why, How, What pour réaliser un audit d’entreprise.
En France, l’audit d’entreprise a été introduit dans les années 1960. Il s’agit d’une procédure interne qui consiste à mesurer l’efficacité et la pertinence des moyens mis en œuvre par une entreprise et sa capacité à atteindre ses objectifs. L’audit interne est réalisé au sein de l’entreprise, par des personnes formées. Il vise à améliorer les performances. Plusieurs thèmes et aspects peuvent être traités dedans, à savoir : le processus de management, de surveillance, ainsi que la gouvernance d’entreprise.
Il va s’articuler autour de trois points fondamentaux :
- Améliorer la qualité de votre travail et de vos prestations
- Connaître les faiblesses de la société.
- Identifier les points forts de la société
Prérequis : Avant toute chose, il faut définir la vision de l’entreprise (ou du service) et sa mission.
WHY / POURQUOI réaliser un audit ?
L’un des buts principaux de l’audit interne est d’obtenir des gains de productivité. Ou bien identifier et lever les verrous qui empêchent l’atteinte de la productivité.
De ce fait, l’entreprise va pouvoir lever les verrous de la mission fixée. En moyenne, 25 % des projets d’entreprise sont en retard. L’intérêt de réaliser des audit est de prendre en considération ces retards et de faire en sorte de les éviter.
L’une des issues d’un audit d’entreprise peut également se traduire par la volonté d’obtenir la norme ISO 9001. En effet, il s’agit d’une norme du management de la qualité. Elle apporte des garanties en termes de qualité organisationnelle, quel que soit le type de structure. Cela permet ainsi d’apporter la preuve qu’un système d’amélioration continue a été mis en place au sein de l’entreprise.
HOW / COMMENT réaliser un bon audit ?
Dans l’optique de réaliser un audit interne d’entreprise, le choix de l’auditeur est primordial. Celui-ci doit systématiquement faire partie de l’entreprise, il aura ainsi une vision globale et objective, mais a le devoir de rester impartial, ce qui peut parfois s’avérer compliqué. Dans certains cas, les entreprises peuvent faire appel à un cabinet spécialisé pour réaliser un audit.
Cette mission doit être perçue comme un levier pour faire grandir l’entreprise, une réelle opportunité plutôt qu’une contrainte imposée.
La première étape peut être nommée “Empowerment”.
L’enjeu premier est d’impliquer les équipes sur les verrous à lever et le sens. Cela leur permettra ainsi de faire émerger des idées et des axes d’amélioration. Si l’audit d’entreprise est important, le recueil d’informations est primordial.
La phase de préparation : l’auditeur prépare sa mission et évalue, à partir des objectifs de l’activité auditée et de la documentation disponible, les forces et faiblesses apparentes. Il construit ou prend connaissance du référentiel applicable (procédures, règlementation, bonnes pratiques, environnement de contrôle…) relatif au thème de sa mission. Ensuite, il décrit sa mission ainsi que les tests qu’il sera amené à déployer pour la mener à bien.
Suite à cela, vient l’étape de la collecte de données. Cela passe par l’état théorique des objectifs par processus, mais également par le fait de vérifier l’atteinte des objectifs par processus . Si besoin, il peut aussi y avoir une phase de test : cela peut être :
- des entretiens avec différents membres
- l’envoi de questionnaires
- la circularisation de tiers
- la collecte de documents internes
- les tests applicatifs
- les visites de sites
- les inventaires physiques
- En bref, tout ce qui peut servir à d’auditeur
Deuxièmement, il est nécessaire d’acter les écarts d’objectifs atteints en étant le plus précis possible.
Troisièmement, l’enjeu est de planifier les actions à mener, c’est-à-dire :
– la prise de données pour qualifier les problématiques
– la création des solutions
Pour finir, il faudra être capable de mettre en place ces solutions.
Il faut garder en tête qu’il est possible de reproduire cette boucle plusieurs fois, permettant ainsi de recommencer pour se performer.
WHAT / Réaliser un compte rendu pour ensuite l’exploiter
Enfin, il est nécessaire de rédiger un rapport d’audit. Il va offrir une vision, un résumé synthétique des travaux de l’auditeur à la direction générale de l’organisation.
L’équipe d’audit peut mettre en place un suivi des recommandations. L’objectif ici est d’assurer la bonne réception du document, ainsi qu’une évaluation de l’audit interne lui-même, quelques semaines après la diffusion du rapport d’audit, sur la base de plusieurs critères (budget, délais, coûts, qualité de travail…).
Prenez garde aux échecs classiques :
- Le fait de proposer des solutions techniques sans implication des hommes.C’est pourquoi tous les salariés de l’entreprise doivent se sentir concernés et impliqués pour que l’audit d’entreprise soit représentatif.
- Le fait de vouloir tout changer tout de suite. Chaque chose en son temps, il faut être en capacité de prendre du recul sur les actions mises en place et ne pas aller trop vite, trop rapidement.
À l’issue, il peut être pertinent de se poser les questions suivantes :
Quel est le sens de notre action ? Quelle est la mission de l’entreprise du service ?
1- Viser l’excellence, la performance
2- Prendre ses responsabilités : voici nos verrous, doit-on les modifier ?
3- Le sens de l’entraide : ensemble va-t-on trouver les solutions de la réussite de la mission de l’entreprise ?
4- Le sens de l’audace : mettre des solutions en mode “Do & Learn”.
Dans un monde qui évolue sans cesse, il est nécessaire de faire preuve d’adaptabilité et d’être dans les meilleures conditions afin de rester compétitif. Etre à l’écoute de la santé de son entreprise et en tirer les meilleures conclusions s’avère donc être une nécessité plutôt qu’une simple option.
contact@baldwin-partners.com +33 (0) 2 85 52 68 39
Rédigé par Benjamin VILAIN, Directeur Général Baldwin Partners
Sources :
Comment réaliser un audit interne
Définition, processus et étapes de l’audit interne
10 conseils pour faire un bon audit interne
À quoi ça sert : Audit Interne
Audit des systèmes de management intégrés
Les objectifs de l’audit interne
L’importance de l’audit interne en entreprise
Audit interne et gestion de risques dans une entreprise européenne de transport à ferroviaire
